SOP: Qué son los Procedimientos Operativos Estándar y cómo usarlos
Si alguna vez te has preguntado cómo mantener la calidad y la seguridad en una farmacia o en cualquier proceso sanitario, la respuesta está en los SOP. Un SOP (Standard Operating Procedure) es un documento que describe paso a paso cómo se debe realizar una tarea. No es una norma rígida, sino una guía práctica que ayuda a que todo el mundo haga lo mismo, evitando errores y variaciones.
En el mundo de los medicamentos, donde la precisión puede marcar la diferencia entre la cura y un problema, los SOP son esenciales. Desde la dispensación de fármacos hasta la gestión de inventario, cada actividad tiene su propio SOP que asegura que se siguen los mismos criterios cada día.
Cómo crear un SOP eficaz
El primer paso es identificar la tarea que necesita estandarizarse. Pregúntate: ¿Qué proceso genera más dudas o errores? Luego, reúne a las personas que lo ejecutan habitualmente. Ellos conocen los detalles que un auditor externo podría pasar por alto.
Una vez tengas el equipo, redacta el SOP con una estructura clara:
- Objetivo: Breve descripción de por qué existe el SOP.
- Alcance: Quiénes deben seguirlo y en qué situaciones.
- Responsabilidades: Quién hace qué, paso a paso.
- Procedimiento: Instrucciones numeradas, usando verbos de acción (p. ej., "Verificar", "Registrar").
- Documentación: Qué registros se generan y dónde se archivan.
- Control de cambios: Cómo se revisa y actualiza el documento.
Usa un lenguaje sencillo y evita tecnicismos innecesarios. Cada frase debe indicar una sola acción para que no haya confusión.
Implementación y seguimiento
Después de redactar, el siguiente paso es entrenar al personal. Una breve sesión práctica suele ser más efectiva que una charla larga. Haz que cada empleado ejecute el proceso bajo supervisión y corrige los desvíos al momento.
Una vez en marcha, monitoriza el cumplimiento. Puedes usar listas de verificación o auditorías rápidas cada mes. Si ves que algo no funciona, actualiza el SOP siguiendo el mismo procedimiento de control de cambios.
Otro punto clave es la accesibilidad. Guarda los SOP en un lugar fácil de consultar, ya sea una carpeta compartida en la red o impresa en el área de trabajo. La idea es que cualquier duda se resuelva al instante, sin buscar documentos perdidos.
Finalmente, recuerda que los SOP no son estáticos. La normativa farmacéutica, los nuevos fármacos o los cambios en la tecnología pueden requerir ajustes. Programa revisiones anuales o cuando ocurra un cambio relevante.
Con estos pasos tendrás SOP claros, útiles y actualizados, lo que se traduce en menos errores, mayor seguridad para los pacientes y un equipo que confía en los procesos que sigue.
